د.خضر السوطري
التقويم السنوي… وكلمة تقويم هي أشمل وأوسع من كلمة تقييم.
وهذه الأيام تذكرني بالمائة متر الأخيرة للمتسابقين والتي يبذلون أقصى جهد للوصول للهدف والفوز بالجائزة.
-وسأتحدث هنا عن المنظمات والمؤسسات والأحزاب والجماعات التي ينبغي أن تكون هذه أهدافها هذه الأيام والحديث بإيجاز.
١- التقويم السنوي : للخطط التي وضعت ومعرفة ما تحقق مما لم يتحقق ومعرفة الربح والخسارة. والمكاتب التنفيذية ومجالس الأمناء للمؤسسات تقوم بجلسات تقويم وعصف ذهني ودراسة التحديات والعقبات والفرص. وإجراء التحاليل العالمية. ويقدم بتقرير اليكتروني مكتوب ومحمل بروابط الأعمال من مصادرها في موقع المؤسسة.
٢- التقرير السنوي: وهو هوية ورسالة المؤسسة للعالم وللداعم ولصاحب العمل وللجمهور ويجب أن يكون تقرير الإنجاز بناءً على خطة العام المنصرم وتقدم فيه مخططات بيانية للانجاز وفكرة عن موجهات عمل السنة القادمة وهناك تقريرين : تقرير إعلامي للعامة وتقرير خاص لمجلس الأمناء أو المجالس التشريعية أو لصاحب العمل.
ومن أهم طلبات المنظمات الدولية التقرير السنوي ويطلب غالباً عن سنتين.
٣-إعادة الهيكلة للمؤسسة وغالباً ما تعاد هيكلة وانتخابات جديدة وتغيير في الشخصيات القيادية والمسؤولين وأحياناً تغييرات جزئية بتعبئة المكاتب الفارغة والوظائف الشاغرة وبالتالي مطلوب تعديل الملف التعريفي للمؤسسة.
٤- الميزانية السنوية المالية: وحساب الايرادات والمصروفات وحساب الربح والخسائر والوضع المالي والأهم من حساب الربح والخسائر هو تحليل البيانات ومعرفة السلبيات والاستفادة لتطوير العام القادم. وهذه الميزانية يجب أن تقر من مجلس الأمناء ويفترض فيها التوثيق والفواتير ولا يقبل فيها فقط جدول بيانات إكسل.
وتطلب من المنظمات الدولية غالباً عن سنتين.
٥- الموازنة المالية: وهي الميزانية المتوقعة للعام القادم حسب مرأيات الإيرادات المتوقعة والمصروفات وبما يناسب خطة العمل القادم.
٦- مشروع خطة العام الجديد : وتصاغ بناءً على الرؤية الاستراتيجية الموضوعة للمؤسسة فهي البوصلة وعلى ضوء الموارد المالية والبشرية والتطوعية المتوفرة. ويجب أن تكون الخطة واضحة محددة قابلة للقياس والتقويم وموزعة على الأيام والأشهر والأرباع.
ومرفوض في خطة كلمات: سنعمل على كذا ونقوم بكذا … اذا لم تكن مقاسة.
٧-المشاريع للمؤسسة: أحدث وأجود الخطط هي التي تتحول إلى مشاريع مصاغة باحتراف وبقيمتها المالية منذ أول العام.
٨- تقارير الشفافية المالية: على المنظمة أن تقدم ميزانيتها السنوية وتقاريرها المالية لعدة جهات وفي حالة منظمات المجتمع المدني والأحزاب يجب أن تقدم لأربعة جهات.
١-للإدارة العليا أو مجلس الأمناء
٢-للداعم والممول.
٣-للجهة الحكومية: من أجل الضرائب والزكاة ولإدارة المنظمات.
٤- وفي حال المنظمات : تقدم للفرق التطوعية وللعامة .
ويعتبر تقديم التقرير المالي من أهم عوامل الحوكمة والشفافية وهو تسويق مهم للمنظمة والحزب والمؤسسة( وعادة تنشر في الجريدة الرسمية) وفيها يتم عن الكشف عن مصادر التمويل.
٩- التكريم والمكافأة: تقليد جداً مهم ويكون في جلسة نظامية ليوم متكامل تعرض فيه التقويمات والخطط وتقارير الشفافية والتحديات ويتم تكريم كل العاملين المميزين بشهادات تقدير ومكافآت مالية تشجيعاً على انطلاقة عامٍ جديد. وفي المنظمات المؤسسات المقتدرة غالباً ما تكون في فنادق مميزة.
١٠- الإعلام المجسد لهذه الأنشطة: كالتقارير الالكترونية والبروموات وربما أحياناً مؤتمراً صحفياً وربما الإعلام هو الذي يوضح الصورة أو يكبرها أو يخفيها.
هذه الأيام هي أيام عملٍ مكثف وإنجاز وأشبهها بأيام الأعياد والمكافآت وتوزيع الجوائز والإحساس بالفوز.
التقويم بناءً على التخطيط
الجغرافية والتاريخ : من يدخل امتحان التاريخ ويجيب على سؤال من عنده وبالجغرافيا بالتأكيد لن يأخذ ولا علامة.
بكل بساطة يمكن لأي منظمة أن تضع علامة لها ونسبة نجاح من عشرة من هذه البنود. ولعل إرادة التغيير في أي وقت حتى ولو كان متأخراً .
نتمنى للجميع التوفيق والنجاح وانطلاقة مميزة بعامٍ جديد.
