طلبت عدة مؤسسات من موظفيها العمل عن بُعد خلال تفشي فيروس كورونا، ولكن إذا لم يسبق لك العمل من المنزل، فربما يكون الأمر بمثابة تحدٍّ لوجيستي ونفسي لك ولعائلتك.

في ما يلي، مجموعة نصائح من خبراء في العمل من المنزل، وفق ما عددتها مجلة INC الأمريكية، بينما يكتشف العالم بأجمعه تداعيات الفيروس الاجتماعية والاقتصادية يوماً بعد يوم.

أولاً: العناية بالذات

1- تساهَل مع نفسك: قد يكون العمل من المنزل نقلة هائلة، وربما تشعر بمزيج من الوحدة، والعزلة، والضغط، والإحباط، والقلق، وانعدام الحافز، أو على الجانب الآخر، قد تشعر بالراحة، والاسترخاء، والطاقة، والإنتاجية، ولا بأس بتلك المشاعر كافة، فهي طبيعية.

2- خصِّص فترات محددة للراحة: جرِّب ضبط المنبه لتنهض من جلوسك وتمارس تمرينات الإطالة كل ساعة أو نحو ذلك، سِر بأنحاء المنزل وأنت تتحدّث في هاتفك مع صديقٍ، أو قُم إلى مكان منفصل، بعيداً عن بريدك الإلكتروني! وتناوَل غداءك في 30 دقيقة.

3- احمِ وقتك: إن الشغل الشاغل الذي يساور مديرين كثيرين بشأن عمل موظّفيهم من المنزل هو الالتزام، لكن الناس يعملون أكثر من المنزل، لأنه من الصعب عليهم “مغادرة” العمل، لذا عليك أن تحدد ساعات “العمل” وتُعلِم بها زملاءك وأسرتك على حدٍّ سواء.

4- حافظ على حدود مكان عملك الخاص: تحدَّث إلى أفراد أسرتك أو المقيمين معك في المنزل عن الساعات التي تعمل خلالها من المنزل، والقواعد المتّبعة الأساسية خلال تلك الساعات، وافترِض أن أي شيء يمكنه مقاطعتك سيقاطعك بالتأكيد، مثل تسلّم طردٍ مُرسل خلال مكالمة عمل حاسمة، أو نباح كلبٍ في الساحة الخلفية للمنزل خلال اجتماع بالفيديو عبر الإنترنت مع عميل.

5- شغِّل ما يُعرف بآلة الضوضاء البيضاء أو حتى أحد التطبيقات الخاصة بالضوضاء البيضاء: تساعد هذه التقنيات حقاً على تقليل الإزعاج المُشتِّت حول منطقة عملك.

6- أعِر بعض الاهتمام لتصميم مكان عملك: استخدِم كرسياً مُريحاً يمكنك إسناد ظهرك إليه، وخذ في اعتبارك أيضاً استثمار مالك في شراء سماعة للرأس لا سلكية، على الأقل ستضغط على زر وستجري محادثاتك الهاتفية الطويلة بسهولة.

ثانياً: التواصل

1- التواصل المفرط: لا بد من زيادة وتيرة التواصل، لا سيما في الفرق التي تضمّ أعضاء من أجيالٍ متعددة.

2- اعرف سياسات العمل عن بُعد التي تنتهجها جهة العمل: على الأرجح، ستجد لدى مسؤولي الموارد البشرية كتيّباً أو بعض الإرشادات للعمل خلال الأزمات، ستتضمن سياسات وإجراءات العمل عن بُعد، هنا، توجد نماذج جيدة من جيمي كلين وفريق Inspire Human Resources.

3- يتوجب على المديرين إخبار أفراد فريق العمل بكيفية الوصول إليهم: إذا كنت مديراً لبعض الأشخاص، فكن واضحاً معهم بشأن أي جديد أو مغاير يطرأ على أمر الاتصال بك والتوقعات بشأن الإنتاجية بينما يعمل فريقك عن بعد، والأمر الأكثر أهمية هو أن تحيط فريقك علماً على وجه الخصوص، بطريقة التواصل معك، أو المواعيد.

هل يبعثوا برسالة نصّية أو بريد إلكتروني أو يستخدموا تطبيقات رسائل فورية مثل IM، أو Skype، أو Slack، أو Zoom، أو WebEx، أو WeChat.

ولكن لا تفترض أنهم يعرفون كيفية استخدام هذه التطبيقات.

4- أطلِع فريقك على المواعيد التي يمكنهم خلالها التواصل معك: هل تودّ أن يُعلِموك ببدئِهم العمل كأوّل شيء يفعلونه في الصباح؟ هل يُرسلون تحديثات يومية أو أسبوعية بشأن المشروعات التي يعكفون عليها؟ كلما زادت الإرشادات والحدود التي تقدمها، قلت وقائع سوء الفهم، ومضى العمل بسلاسة.

5- تأكَّد من توضيح التوقعات المنتظرة من الفريق: تحدّث مع الزملاء الرئيسيين بخصوص التواصل، وأولويات العمل، ومقاييس النجاح، هل يُتوقّع من الجميع العمل في عدد الساعات نفسه؟ هل تمضي المشروعات والخطط كافة قدماً؟ لا تدع الناس متحيّرين بشأن أي شيء ليس واضحاً، أجِب عن تلك التساؤلات.

6- لاحِظ ودوِّن تقدُّم خطى مشروعك: يحتاج العاملون عن بُعد أن يكونوا استباقيين، وأن ينبّهوا زملاءهم إلى الأهداف طويلة المدى، على سبيل المثال، أرسِل بريداً إلكترونياً يومياً يضم قائمة المشروعات التي تقدّم بشأنها العمل في هذا اليوم.

7- حلّ المشكلات بسرعة بمكالمة هاتفية: فقد يُساء فهم فحوى البريد الإلكتروني، والرسائل النصّية، والرسائل المكتوبة عبر التطبيقات المختلفة، وحين تشعر بأن هذا يحدث، كن سريعاً في خطوة الإمساك بهاتفك وحِلّ المشكلة.

8- ردَّ على الرسائل الإلكترونية، والمكالمات، والرسائل الصوتية فوراً: ضع في اعتبارك أن الناس يميلون إلى إدراك الوقت حين يعملون عن بُعد. سواء كان هذا عادلاً أو لم يكن، ربما يعتبر زميلك الرد الذي وصل له بعد أربع ساعات متأخراً للغاية حين يتصوّر أنك جالس على مكتبك في المنزل طيلة اليوم، إذا كان زملاء عملك شديدي الإلحاح حين يتعلّق الأمر بالردود، فتحدّث معهم مباشرةً بشأن التوقّعات والجداول الزمنية.

9- حافِظ على مزيد من عادات التواصل غير الرسمية: إذا كنت تتواصل مع زملائك تواصلاً شخصياً قبل الاجتماعات الكبرى، فافعل ذلك قبل الانضمام إلى اجتماع هاتفي جماعي، في حين يعمل الجميع عن بُعد، وإذا كان من المعتاد بالنسبة لك الدردشة مع المشرف المساعد في الصباح الباكر كأوّل شيء تفعله، افعل الأمر نفسه بينما تعمل عن بُعد عبر تطبيق المحادثات المُستخدم، حاوِل اتباع بعض الطقوس أو العادات للحفاظ على العلاقات والشعور بأن الحياة طبيعية.

10- جهِّز مكاناً مخصصاً لأجل اجتماعات الفيديو: إن الاجتماعات عبر الفيديو شائعة بالنسبة للعاملين عن بُعد، فعليك أن تتأكّد إذن من أن لديك صورة احترافية أو خالية من التفاصيل من ورائك، وارتدِ ملابس لائقة متأنقة رسمية (على الأقل بالمناطق التي ستبدو من جسدك على الشاشة)، وتحقَّق من وجود إضاءة كافية وميكروفون يعمل على نحوٍ جيد (ومعظم سماعات الأذن ستفي بالغرض).

11- استخدِم نظاماً خاصاً لمشاركة الوثائق. إذا لم يكن لديك نظام بالفعل، فقد حان الوقت للتفكير في تقنياتٍ مثل Google Docs أو Dropbox، لمشاركة الملفات مع زملاء عملك.

ثالثاً: الروح المعنوية

1- حافِظ على ثقافة الشركة: افعل ما بوسعك للحفاظ على ثقافة شركتك الحالية، على الرغم من أن العمل عن بُعد يغيّر التفاعلات جذرياً؛ نظراً إلى أنك وزملاءك لم تعودوا معاً بصفة شخصية، فلا يزال بإمكانك التأكد من استمرار الأمور الصغيرة التي قمت بها في المكتب، قد يشمل ذلك إرسال صور GIF مضحكة ومناسبة للعمل، عبر منصة Slack أو عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني؛ والدردشة حول الرياضة أو بشأن عائلتك أو أي شيء آخر عادةً ما كنت تتحدث عنه في أثناء مرورك بمبرد المياه للشرب، تساعد هذه الأشياء الصغيرة على تقليل مشاعر العزلة والقلق.

2. اقتطع وقتاً لـ”الأحاديث الجانبية”: نظراً إلى أنك لن تتعثر في زملائك بالقاعات أو الكافتيريا أو المصعد أو موقف السيارات إذا ما عملت من المنزل، فلن تكون لديك الفرصة نفسها للدردشة والتواصل الإنساني، ولكن من المهم للغاية استبقاء تلك العادة، خصِّص وقتاً يوماً لمراسلة زملائك، والتواصل بشكل شخصي، وتشارك القصص، والسؤال عن أحوال الناس.

3. ارتدِ ملابسك وخُذ حماماً وتأنَّق على نحوٍ مهني، لتشعر بأن الأمور أقرب ما تكون إلى الحياة الطبيعية.

4. استخدِم الفيديو حتى لو كان غير مريح بالنسبة لك: لتجنُّب الشعور بالعزلة، استخدِم تقنية الفيديو للتواصل مع فريقك وزملائك بطريقة إنسانية متعمدة أكثر.

5. احرص على تفقُّد أحوال كل موظفيك كلٍّ على حدة: لا تلغِ متابعتك لأداء وأحوال كل فرد في فريقك لمجرد تعذُّر إتمامها بصفة شخصية، مجرد إجراء دردشة بالمراسلات الفورية لمدة دقيقتين، أو مكالمة فيديو، أو سلسلة الرسائل النصية، يمكن أن تُشعر الموظفين بأنهم أكثر تواصلاً بعضهم ببعض.

6. اطلب إفادة عن أدائك خلال العمل عن بُعد: وأخيراً اطلب من زملائك الحصول على إفادة منتظمة عن مدى نجاح الوضع الجديد بالنسبة لك، خاصةً إذا كنت حديث العهد بالعمل عن بُعد.

تساعد هذه البيانات الآن وفي المستقبل إذا (أو على الأرجح عندما) تضطر للعمل من المنزل مرة أخرى.

تواصَل مع الغير، وتواصَل مجدداً، ثم تواصَل أكثر.

المصدر: عربي بوست